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2023年4月25日 (火)

「訂正」マークドカタログを送る際の説明文

Master Ckerkが「訂正」マークドカタログを各クラブにメール添付で送る際、どのような説明文を付けて送るべきでしょうか。

それとも特段の説明をすることなく、「訂正がありました」とだけ書いて送ればいいでしょうか。

大事なポイントは、具体的な経緯を知らなくても受け取った側がそれなりに理解でき、「今後の参考にしなくては…」と思えるようにしなければならないということです。

【「訂正」を受け取った側がどこをどう直したか分かりやすく】

「訂正」マークドカタログは添付ファイルで送るわけですが、受け取った側はそれを開いただけではどこをどう「訂正」したのか俄かには分かりませんし、もしかしたら単純なミス(学ぶ必要のないミス)と思い込んで開かずにそのままにしたり、開いたとしてもそれをダウンロードしてファイルにしまうだけだったりするかもしれません。

どこをどう「訂正」したか確認するには、最初に送られてきたマークドカタログと見比べる必要があるわけで、通常は受け取った側にそうした面倒をかけない配慮をします。

その一番簡単な方法がメールを送った際の文章に「どこをどう訂正したか」「どうして訂正することになったか」を書いておくことです。

【ミスを素直に認めて謝るか or 訂正箇所の説明に留めるか】

メール本文に書く文章については「これが正解です」というものはありません。人それぞれ個性や好み等があるからです。

しかし、こういったケースで大切なもうひとつのポイントはどこまで自分の間違いやミスについて言及するかであり、それによってその人の心根の有り様が透けて見えるので注意が必要だということです。

間違いやミスを素直に認めて謝罪の言葉も含めて書くパターンから、ミスであることが分かるような表現や言い回しは最小限に留め、「訂正」のポイントだけを簡潔に書くパターンまで様々です。

【どこをどう訂正し何に基づき訂正したか簡潔に書くと…】

後者の書き方で極力簡潔にすると、次のようなパターンがひとつの参考例です。(※ただしビジネスの場では責任の所在を明らかにし、謝罪すべきは謝罪して説明不足がないように配慮するのが社会常識です)

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各位

マークドカタログに「訂正」がありましたのでご連絡します。

カラートランスファーがあった116番の成績に関する記載を訂正しましたのでご確認いただければ幸いです。

Show Rule 216.6並びにClerking Manual 54.2.3.4.4に則った記載は添付したようになります。

今後ともよろしくお願いいたします。

◎◎◎◎

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【注目ニュース】※随時更新しています。

日本全国で24日、新たに4041人の感染が確認されました。前週比40.9%増えています。

東京都で24日、新たに571人の感染が確認されました。前週比20.5%増えています。

埼玉県で24日、新たに221人の感染が確認されました。前週比22.1%増えています。

神奈川県で24日、新たに372人の感染が確認されました。前週比33.8%増えています。

千葉県で24日新たに179人の感染が確認されました。前週比2.2%減りました。

大阪府で24日、新たに240人の感染が確認されました。前週比23.1%増えています。

愛知県で24日、新たに114人の感染が確認されました。前週比15.2%増えています。

福岡県で24日、新たに66人(うち福岡市18人、北九州市22人)の感染が確認されました。前週比11.9%増えています。

北海道で24日、新たに270(うち札幌市95人)の感染が確認されました。前週比65.6%増えています。

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