ショー予定の入れ方を考える(1)

アジアリジョンにおけるショースケジュールの入れ方について考えたいと思います。

あるやり取りをケーススタディとして取り上げて考えますので、まずはそのやり取りの一部始終をご覧下さい。

・ 9月28日　アクト、2015年以降のショー予定をセクレタリーにメールで送信

・10月 2日　メールを受け取ったかどうかの確認メールが来ないため、「どうなってますか？」と
                照会のメールを送信

・　同　日　　セクレタリーから、「受け付けております。 更新までしばらくお待ちください」と確認
                 メールが届く

・10月 4日　リジョンサイトにアクトの新しいショースケジュール掲載される

・10月 5日  セクレタリーから再びメールが届く。「こんにちは。先に予定されたキャットショー予
                 定をアップいたしましたが、 ○○○（クラブ名）さんから平成25年11月21，22日の
                 ショー希望が来ました。会場予定などこれからと思いますが日程の調整をお願い
                 します」

私は「どういうこと？」と、不思議に思いました。特に違和感を持ったのは「日程の調整をお願いします」というくだりでした。

アクトは先に予定を入れて、リジョンサイトにもアップされていたわけです。

にもかかわらず、後からその同じ日程でショーを入れてきたクラブと「日程の調整をお願いします」というのはどういうことなのでしょう？

先に予定を入れる意味がなくなるばかりか、後から別のクラブが同じ日程で申請できるとなると、そのたびに日程調整が必要になってしまいます。

そこで私は事務局に以下の内容のメールを送りました。

・10月 5日　「お世話になっております。 ○○○さんのショースケジュールのご連絡ありが
                  とうございます。ところで相互間で調整とのことですが、質問があります」

                「2013年6月16日に開催された代表者会議でのショースケジュールの取り方に
　　　　　　　ついての決定は下記の通りとなっています。『各クラブが希望する日程の申請
　　　　　　　に関しては、2013 年8 月開催のアワード・パーティーにて行う。 具体的には、
　　　　　　　年間カレンダーを用意し、希望する日の部分にクラブ名を書き込む。 他のクラ
　　　　　　　ブと日程が重なった場合には当事者間にて調整を行う』 」（議事録抜粋）

　　　　　　　「あくまで、アワードパーティで申請した際に日程が重なった場合のみ当事者
　　　　　　　間にて調整を行うという決定だったかと思っていましたが、 そうではないのでし
　　　　　　　ょうか？」

　　　　　　　「既に予定が入っている日程について、どの日程でも後から申請ができるとい
　　　　　　　　うことになってしまいませんか？　もし、そういうルールに変更になったのでし
　　　　　　　　たら、いつどのようにしてそのように決まったのかを教えて下さい。お忙しい
　　　　　　　　中、恐れ入りますが、よろしくお願い致します」

・　同　日　セクレタリーから以下の内容のメールが届く

　　　　　　　「早い者勝ちのショースケジュールを避けるために2015年度より私が窓口にな
　　　　　　　り、同日ご希望のクラブ同士で調整してほしい旨ショーカレンダーに記入して来
　　　　　　　ました。各クラブの見解もご了承いた だいていると思っていましたが、 何れに
　　　　　　　してもご了解、見解の違いはいかんともしがたく、ACCさんの思うようにされて
　　　　　　　結構です」

　　　　　　　「兎に角、調整にご了解できない場合、貴方とはその件のルールなどのお話を
　　　　　　　するつもりはありません。 私の方から○○○さんに説明して他の日程をとって　　　
　　　　　　　頂きます。それでは、」

・10月 8日　セクレタリーが各クラブ代表宛に以下（抜粋）のメールを送信

                「お話し合をお願いしたのにクラブ間の調整がスムーズに出来ないクラブは、
　　　　　　　　今後私にショー日程の連絡はしないでください。そのクラブはショー開催
                 希望日を各クラブに直接伺いを立てて、全てのクラブのご了解が取れた
                 時点で、私へご連絡ください。その後HPへショー予定を掲載します」